Режим работы выставки. Правильная организация потоков посетителей

Дирекция должна утвердить режим работы выставки к ее открытию. Со скольки до скольки  будет работать выставка  в праздничные и будние дни, графики сменной работы основного персонала и вспомогательных служб обычно вывешиваются на видных местах, а также время обеденных перерывов. Завершается рассылка приглашений. По радио и в газетах сообщается об открытии выставки, одновременно определяются места, где распространяются входные билеты, а также меры, если будут массовые скопления людей около билетных касс и возникновение очередей. Милиция и служба местной охраны обеспечивают порядок при проходе посетителей на выставку. Отдельным приказом организуются работы служб охраны помещений, безопасности выставки, дежурных по павильонам и разделам.

Если возникают непредвиденные обстоятельства, то служба безопасности и дирекция должны действовать по специальной инструкции. Это все делается ради одной из самых важных забот дирекции – чтобы на выставке было организовано нормальное движение людских потоков и обеспечивались комфортные условия работы экспонентов. Для широко разрекламированной и публичной выставки – это весьма трудно решаемая задача. По этой причине некоторые специализированные выставки ограничивают свободный доступ публики и сосредотачивают внимание персонала выставки на том, чтобы была организована информационная и коммерческая работа с «целевыми» специалистами и посетителями. Кто-то время выставки делит: для специалистов с приглашениями с утра, а для публики с входными билетами с 13 часов.

Во время организации посещения выставки «целевых» посетителей предусматривается как их приглашение, так и предварительная дифференциация. Для обслуживания из общей массы приглашенных вычленяются представители средств массовой информации, руководители торговых палат, ассоциаций, банков, союзов деловых людей, а также официальные лица. Здесь задача устроителей состоит в том, чтобы обеспечить всех информацией, которая формирует позитивное мнение о выставке и организациях, устроивших ее. Данная группа посетителей основную информацию получает непосредственно от дирекции выставки.

Дирекция выступает в роли гида, водит по выставке, организует специальные маршруты осмотра, с учетом их практических интересов. Вторая группа «целевых» посетителей – это лица и специалисты, которые пришли, чтобы ознакомиться с выставкой в целом. Эта группа посетителей информацию получает от стендистов.