Организация церемонии открытия выставки

Открытие выставки является очень ответственным моментом, поэтому сценарий церемонии всегда разрабатывается заблаговременно. Открытие обычно проходит в торжественной обстановке. Перед выставкой издаются и рассылаются яркие пригласительные билеты. Очень важно, чтобы внешний вид приглашения соответствовал торжественности момента. Приглашения должны составляться в корректной форме и с хорошим настроением. Обязательно нужно указать время и место церемонии открытия.

К назначенному часу все проходы на выставку перекрываются, кроме главного, охрана выставки свои посты занимает, а работники службы безопасности – свои. В помещении около главного входа на выставку, которое временно от гостей отделено цветной ленточкой, приглашаются почетные гости, члены оргкомитета, представители средств массовой информации и общественности. Обычно в то время, которое отведено для сбора гостей, играет духовой или симфонический оркестр. Цветы и музыка создают у публики праздничное и приподнятое настроение. Поэтому цветы и оркестр на выставке – всегда желательно, а вопрос, какие именно – это дело вкуса устроителей.

Подходит время церемонии, шум в зале стихает, директор выставки обращается к собравшейся публике и предоставляет слово председателю оргкомитета. Обычно время торжественной части ограничивается одним часом. Когда торжественная часть заканчивается, директор выставки одному из гостей вручает ножницы и предлагает разрезать ленточку, которая условно обозначает вход на выставку. Ножницы можно подать на вышитой салфетке или на бархатной подушечке. Это эстетически украсит техническую сторону выставки.

Когда ленточка разрезана, директор выставки приглашает всех гостей ознакомиться с экспозициями. Директор выставки, члены оргкомитета и другие организаторы церемонии в соответствии с рангом распределяют почетных гостей и несколькими группами ведут их по маршрутам, которые были ранее намечены, но так, чтобы их пути не пересекались и группы друг другу не мешали. Сопровождающие по ходу осмотра дают пояснения по отдельным экспозициям и разделам.

Уже в первый же день многие коммерсанты и предприниматели устанавливают нужные контакты и начинают проводить переговоры о поставках, закупках, партнерстве или сотрудничестве. На выставке многие встречаются с персоналом стендов разных фирм как со старыми знакомыми. Их цель – укрепить, продолжить, а также развить наметившееся ранее сотрудничество.