Подготовка и проведение выставки за рубежом

Если своевременно и правильно оформить документы, то это позволит избежать неприятностей с таможенниками во время пересечения границ. Для тех, кто выезжает на выставку, которая организуется за границей, управление кадров или отдел кадров организатора выставки за границей берет на себя решение вопросов по оформлению и выдачи следующих выездных документов: аттестат, служебный загранпаспорт, проездной билет, справки на обмен валюты в том случае, если ее вывозят сверх установленного лимита, медицинский сертификат о прививках для выезда в жаркие страны.

По прибытии на выставку, которая проходит за границей, специалистам нужно явиться в дирекцию, чтобы ознакомиться с правилами поведения в конкретных ситуациях и условиях, порядком хранения личных документов, условиями денежного обеспечения и проживания на период выставки.

Чтобы подготовить отечественную выставку за границей, обычно организатор создает специальный орган управления, то есть, дирекцию выставки либо дирекцию российского раздела на ней. Конечно, успех выставки, ее коммерческий и технический результат будет зависеть в первую очередь от профессиональной компетенции дирекции, а также от ее сотрудников. Основная функция дирекции – работа с проектировщиками, стендистами, монтажниками, художниками, которая направлена на достижение целей выставки и четкое решение практических задач. Дирекция обеспечивает слаженную работу стендистов на протяжении подготовки и проведения выставки.

Переводчик проводит работу по письменному и устному переводу текстов и речи, оказывает помощь персоналу выставки по вопросам перевода. Стендисту, который работает на зарубежных выставках, желательно знать язык страны, где проводится выставка или один из иностранных языков: французский, немецкий или английский. Знание иностранного языка, на котором посетители и гости общаются, очень сильно повышает результативность работы стендиста. А также экономит время переводчика, которых, как правило, на выставке не хватает. Во время приема ответственных делегаций и почетных гостей, он сам выступает в роли гида-переводчика.

Если стендист ни одного местного и рабочего языка не знает, то ему следует подготовиться к работе с переводчиком. Стендист обычно работает с переводчиком, который закреплен за ним на весь период выставки. Если же стендист знает язык страны, где проводится выставка, то дирекция проводит аттестацию его языковых умений, а затем принимает решение, сможет ли он работать без переводчика.