Как правильно приглашать посетителей на выставки, конференции и семинары

09 Июн 2013

Как правильно приглашать посетителей на выставки, конференции и семинарыНекоторые компании специализируются на том, что выполняют заказы разных фирм по привлечению «профессиональных» посетителей на мероприятия, организуемые ими.

На запланированную встречу необходимую публику позвать можно за две недели до ее начала, особенно это актуально если гости проживают в том же городе, и не нужно приглашать VIP-персоны. Только при таких обстоятельствах некоторые будущие посетители будут вынуждены нарушить свои планы, а если семинар платный, то у многих не будет возможности согласовать расходы внутри своего предприятия, поэтому придется звать своих сотрудников для «массовки». В связи с этим обдумывать данную проблему лучше за 2 месяца, поскольку на подготовительные работы уйдет еще месяц. Иногда, если условия правильно организованы, то и 3-х месяцев будет недостаточно.

Основная задача, которую необходимо решить – это определить, для чего нужно звать гостей. Конечно, они являются будущими покупателями, а значит, и источником прибыли, однако в первую очередь следует прогнозировать, в чем их интерес. Если организовывается отраслевая выставка или семинар живого классика, то задача сильно упрощается; если вы выступаете только в  роли участников, то «изюминка» (раздача скидок, презентация новой технологии, выступление с аналитическим докладом на счет актуальной темы для игроков рынка) должна быть настолько полезна гостям, чтобы они заинтересовались приглашением. Поэтому для конференций обычно приглашаются «ударные» выступающие, а выставочный стенд проектикуется таким образом, чтобы современная, к примеру, «блинопечатающая» машина стала ядром композиции.

Если рассылать приглашения наподобие «посетите наш стенд № 122 в павильоне №5», то вряд ли результат окупит вложения, и придется лишь уповать на посетителей, которые все же пришли в павильон №5 благодаря усилиям организаторов выставки.

Затем стоит понять, кого приглашать. Как правило, довольно просто назвать отрасли, где работают потенциальные клиенты и обозначить критерии отбора приглашенных фирм, однако почти без внимания остается список реальных клиентов (которые продукцию или услугу уже купили). Бывает, что приглашенные лица не соответствуют «идеальным» требованиям, у них мало сотрудников работает и площади не те. Изменять клиентскую базу нужно со знанием дела. Также стоит учитывать, что среди существующих клиентов могут оказаться «незапланированные», которых тоже можно обработать (к примеру, кофейные автоматы покупают как заведения общепита, так и офисы).