Тайм-менеджмент или управление временем на выставке

Тайм-менеджмент предполагает решение четырех основных задач.

Первая заключается в грамотном планировании рабочего времени, к примеру, на стенде, где время делится как на запланированные, так и на случайные встречи.

Как правило, запланированная встреча – это беседа с уже известным клиентом. В связи с этим к ней заранее все должно быть готово: диски, видеоматериалы, стол, комната для переговоров, документация. Нужно постараться к назначенному времени освободиться от остальных посетителей.

Если встреча заранее не запланирована, но случайный посетитель интересен и разговор с ним может быть результативным, то лучше сразу же пообщаться, потому что посетитель может не прийти повторно. Если все сотрудники заняты, и невозможно сразу принять посетителя, то можно договориться с ним о встрече позже, но желательно это сделать в тот же день. В подобных ситуациях очень важно, чтобы рядовые сотрудники располагали информацией о том, где находится один из руководителей, чтобы «важного гостя» переключить на него.

Вторая задача заключается в рациональном распределении обязанностей сотрудников. При подготовке к выставке нужно заранее определить обязанности персонала, его расположение. Во время планирования стенда, важно наметить на нем место для всех сотрудников, учитывая маршрут движения посетителей по проходам, примыкающим к стендам. Стендисты должны быть доброжелательны и приветливы, чтобы посетитель к ним подойти еще до того, как он на фризе увидит надпись.

Третья задача – контроль. В конце дня руководителю нужно проанализировать, как сотрудники свое рабочее время используют: каковы результаты, сколько проведено переговоров, что было сделано. Важно все время корректировать распорядок дня с учетом ситуации на стенде. Также полезно заранее продумать ответы на часто задаваемые вопросы. Сотрудникам нужно быть готовым к ним, желательно, чтобы они одно и то же говорили всем клиентам.

Четвертая задача – победа над цейтнотом

Три дня работы выставки, как правило, воспринимаются как цейтнот. И все же если спланировать и контролировать текущие дела, то о цейтноте можно забыть. Очень важно сконцентрировать внимание на важных целях и задачах. Пусть их будет не очень много, зато они будут выполнены в срок. Допустим встреч будет шесть, а не десять, зато они будут результативными.

Если выполнять правила тайм-менеджмента, то на выставке все дни работы можно провести так, чтобы каждый из них был успешным, сотрудники были активными и добрыми, тогда результаты превзойдут все ожидания. Только следует учитывать, что успех экспонента также зависит и от своевременного заезда.