План помесячных мероприятий, предназначенный для подготовки к проведению выставки

За шесть месяцев

1. У строителя экспозиции справьтесь о положении дел. Завершите работу по графическому оформлению и дизайну
2. Просмотрите рекламную литературу компании, которую на выставке можно будет использовать
3. Закупите оборудование, которое понадобится на выставке
4. Свяжитесь с ресторанами, которые недалеко от выставки. Закажите столики. Нужно заказать места для персонала и ваших гостей

За пять месяцев

1. Нужно просмотреть пакет документации экспоната (если вы уже его получили), который прислали организаторы выставки. Заполните все бланки и формы с информацией о вашей продукции, методах продвижения или выставочной программе.
2. Проведите собрание со своей командой, обсудите с ними положения дел
3. Заполните предварительные регистрационные формуляры для персонала

За четыре месяца

1. Разработайте совместно с вашим рекламным отделом литературу, пресс-релизы о новой продукции, методы продвижения в масс-медиа. С представителем грузовых перевозок договоритесь, чтобы была организована доставка всех выставочных материалов, оборудования, рекламной литературы и образцов.
2. Организуйте обучение для персонала, где им расскажут как себя вести в выставочных условиях

За три месяца

1. Заполните все бланки и формы по сервису (охрана, компьютеры, телефоны, грузчики, электричество, уборка, ковровое покрытие, канцелярские принадлежности). Если скидки предоставляют на условиях предоплаты, то соглашайтесь
2. Чтобы увеличить количество посетителей, начните проводить предвыставочную маркетинговую кампанию
3. С выставочной командой проведите собрание, чтобы определить степень готовности

За два месяца

1. В отеле и на авиабилеты (билеты автобусного и железнодорожного транспорта) подтвердите бронь
2. Определите окончательно персонал, расписание, а также условия работы на выставке
3. Нужно составить служебную книжку выставочного персонала
4. С выставочной командой проведите повторное собрание, чтобы определить состояние готовности
5. Усильте предвыставочную маркетинговую программу. Разошлите вашим персональным клиентам персональные приглашения

За один месяц

1. Проверьте, все ли в порядке с выставочным оборудованием, если необходимо, то внесите дополнения
2. Проконтролируйте момент, отправлена ли вся документация по выставке
3. Застрахуйте экспозицию
4. Подготовьте к отправке экспонаты и оборудование
5. Отправьте выставочные материалы, литературу и оборудование, чтобы на выставку они попали в день вашего прибытия, тогда их можно будет распаковать и установить
6. Активизируйте предвыставочную подготовку персонала
7. Для экспозиции соберите все вспомогательные средства
8. Для текущих расходов на месте получите дорожные чеки